Escandallo básico: cómo calcular el coste real de lo que vendes
Guía práctica para hacer el escandallo de tu negocio desde cero. Aprende a separar costes fijos de variables, a repartirlos entre tus productos o servicios y a descubrir si realmente estás ganando dinero en cada venta.
Estás cobrando a ojo. Lo sé porque casi todo el mundo empieza así. Miras lo que cobra la competencia, te pones en un rango parecido, y a correr. El problema es que la competencia también cobra a ojo. Y así es como un negocio con clientes puede estar perdiendo dinero sin enterarse.
El escandallo es el antídoto. Es el desglose exacto de cuánto te cuesta producir o prestar cada cosa que vendes. Cuando lo haces bien, descubres dos cosas: qué productos o servicios te dejan margen real, y cuáles te están costando dinero aunque el cliente los compre encantado.
Esta guía te enseña el método completo. Sin conocimientos previos. Sin Excel complicado.
Qué es un escandallo y para qué sirve
Un escandallo es el desglose de todos los costes que entran en un producto o servicio. No solo los materiales —eso ya lo sabes—, sino también la parte proporcional del alquiler, la luz, tu tiempo, la gestoría y cualquier otro gasto que hace posible que ese producto exista o ese servicio se preste.
El resultado es un número concreto: el coste real por unidad. Por debajo de ese número pierdes dinero en cada venta. Por encima, ganas. Cuánto por encima depende de tu margen objetivo.
¿Por qué casi nadie lo hace? Porque da pereza y porque el resultado a veces asusta. Pero no hacerlo es más caro. Mucho más.
Los dos tipos de costes que tienes que conocer
Antes de calcular nada, necesitas entender esta distinción. Es la base de todo.
Costes fijos
Son los que pagas todos los meses tanto si produces mucho como si produces poco. Tanto si tienes clientes como si no los tienes.
El alquiler del local es el ejemplo más claro. Pagas 1.200€ en enero aunque no hayas vendido nada. Pagas 1.200€ en agosto aunque haya sido tu mejor mes. El alquiler no cambia.
Otros costes fijos habituales:
- Cuota de autónomo o seguridad social de empleados fijos
- Seguros (local, responsabilidad civil, vehículo)
- Gestoría y asesoría
- Suscripciones de software o herramientas digitales
- Parte fija de los suministros (energía, teléfono, internet)
- Amortización de maquinaria o equipamiento
- Tu propio sueldo (este es el que más se olvida)
Costes variables
Son los que solo aparecen cuando produces o vendes. Si un día no hay actividad, ese coste es cero.
El ejemplo más directo: la materia prima. Una panadería que no hornea ese día no gasta harina. Una clínica que no tiene citas no gasta fungibles.
Costes variables habituales:
- Materias primas e ingredientes
- Mercancía o producto que vendes
- Embalajes y materiales de entrega
- Comisiones de plataformas o intermediarios
- Personal eventual o por horas
El error que más dinero cuesta
El fallo más frecuente en negocios pequeños: calcular el precio de un producto o servicio sumando solo los costes variables directos. Olvidando que los costes fijos también tienen que estar cubiertos por lo que vendes.
Ejemplo: Una esteticista calcula el coste de un tratamiento:
- Productos cosméticos: 8€
- Su tiempo (1 hora): "pues cobro 40€, eso es buen sueldo"
Lo que olvida:
- Parte proporcional del alquiler de la sala
- Parte proporcional de la luz, climatización y suministros
- Seguro
- Gestoría
- Marketing que hace para conseguir esa clienta
- Tiempo de limpieza y preparación que no cobra
Si suma todo eso, el coste real de esa hora puede estar entre 18€ y 25€ según su estructura. Cobrar 40€ no es "buen sueldo": es un margen de 15-22€ del que todavía tiene que pagar su sueldo como autónoma.
El método de escandallo: paso a paso
Paso 1: Suma todos tus costes fijos mensuales
Coge los extractos bancarios de los últimos dos o tres meses. Anota todo lo que pagas con independencia de si tienes clientes o no. Suma el total.
Llámalo CF (Costes Fijos mensual).
No te saltes tu propio sueldo. Si trabajas en el negocio, tu tiempo tiene valor económico. Si no te lo imputas, el negocio aparece más rentable de lo que es.
Paso 2: Estima tu volumen de ventas mensual
¿Cuántas unidades vendes al mes? ¿Cuántas horas de servicio prestas? ¿Cuántos proyectos completas?
Usa el promedio de los últimos 3 meses. No necesitas el dato exacto, una estimación razonable es suficiente.
Llámalo V (Volumen de ventas mensual).
Paso 3: Calcula el coste fijo por unidad
La fórmula es simple:
CF ÷ V = Coste fijo por unidad
Ejemplo de una tienda de zumos naturales:
- Costes fijos mensuales: 2.260€
- Zumos vendidos al mes: 400 unidades
- Coste fijo por zumo: 2.260€ ÷ 400 = 5,65€
Ese es el dinero que cada zumo tiene que contribuir para cubrir los gastos fijos del negocio. Si tu precio no lo cubre (más el coste variable), estás perdiendo dinero.
Paso 4: Calcula el coste variable por unidad
Este es el que la mayoría ya conoce: ¿cuánto te cuesta producir o prestar ese servicio directamente?
Para la tienda de zumos: fruta, envase, paja, bolsa. Total: 1,20€ por zumo.
Paso 5: Suma ambos para obtener el coste real
Coste real por unidad = Coste variable + Coste fijo asignado
Zumo: 1,20€ + 5,65€ = 6,85€ de coste real por zumo
¿Lo vendes a más de 6,85€? Bien, tienes margen. ¿Lo vendes a menos? Estás perdiendo dinero en cada venta, aunque el local esté lleno.
Cuando tienes productos o servicios muy distintos
El reparto por unidades funciona bien cuando lo que vendes es homogéneo en tiempo y complejidad. Pero si tienes servicios que duran 15 minutos y otros que duran 3 horas, el reparto por unidades no es justo.
En ese caso, usa el coste fijo por hora productiva:
- Calcula las horas al mes en que el negocio puede generar ingresos (excluye tiempo de gestión, limpieza, esperas)
- Divide los costes fijos entre esas horas → coste fijo por hora
- Multiplica por el tiempo de cada servicio → coste fijo asignado a ese servicio
Ejemplo — taller de reparaciones:
- Costes fijos mensuales: 3.200€
- Horas productivas al mes: 160 horas
- Coste fijo por hora: 20€
- Reparación de 2 horas: 40€ de costes fijos asignados
- Reparación de 30 minutos: 10€ de costes fijos asignados
| Cuándo usar | Método | Fórmula |
|---|---|---|
| Productos similares en tiempo | Por unidades | CF ÷ Nº unidades al mes |
| Servicios de duración variable | Por hora productiva | CF ÷ Horas productivas al mes |
Un ejemplo completo: peluquería con tres servicios
Carmen tiene una peluquería. Sus costes fijos mensuales son 2.100€ (alquiler, suministros, seguro, gestoría, cuota autónomo). Al mes presta aproximadamente 120 servicios.
Sus tres servicios más habituales y sus costes variables:
| Servicio | Tiempo | Coste variable (producto) |
|---|---|---|
| Corte de pelo | 45 min | 2,50€ |
| Tinte completo | 2h 30 min | 14,00€ |
| Mechas | 3h | 18,00€ |
Como los servicios tienen duraciones muy distintas, Carmen usa el método por hora productiva. Trabaja 6 horas diarias durante 22 días al mes: 132 horas disponibles, pero dedica unas 20 horas a gestión, limpieza y esperas. Horas productivas: 112.
Coste fijo por hora: 2.100€ ÷ 112 = 18,75€/hora
Ahora calcula el coste real de cada servicio:
| Servicio | CF asignado | Coste variable | Coste total | Precio actual | Margen |
|---|---|---|---|---|---|
| Corte de pelo (45 min) | 14,06€ | 2,50€ | 16,56€ | 18€ | 1,44€ ✓ |
| Tinte completo (2h 30 min) | 46,87€ | 14,00€ | 60,87€ | 55€ | -5,87€ ⚠️ |
| Mechas (3h) | 56,25€ | 18,00€ | 74,25€ | 85€ | 10,75€ ✓ |
El resultado: el tinte completo está a precio de pérdida. Carmen cobra 55€ por un servicio que le cuesta 60,87€. Cada tinte que hace le cuesta dinero.
El corte de pelo apenas deja margen (1,44€). Las mechas son el servicio más rentable.
Sin el escandallo, Carmen seguía ofreciendo el mismo servicio al mismo precio, sin saber que cada tinte la alejaba de la rentabilidad.
Qué hacer con el coste real que has calculado
El coste real es el suelo. A partir de ahí, tienes tres decisiones:
1. Subir el precio si estás por debajo del coste. No hay alternativa sostenible. Puedes hacerlo gradualmente —primero a clientes nuevos, luego a habituales— pero hacerlo es inevitable.
2. Reducir el coste variable si es posible. Renegociar con proveedores, cambiar de marca de producto, mejorar la eficiencia en el uso de materiales. Cada céntimo que bajas el coste variable es un céntimo más de margen.
3. Eliminar los servicios o productos que no son rentables. Si un servicio no puede ser rentable a ningún precio que el mercado acepte, es mejor no ofrecerlo o rediseñarlo. Un negocio con menos oferta pero toda rentable es más sano que uno con mucha variedad pero con agujeros en el margen.
El escandallo no es un ejercicio teórico. Es la diferencia entre un negocio que trabaja mucho y gana poco, y uno que trabaja bien y gana lo que merece. La mayoría de dueños que hacen este análisis por primera vez descubren al menos un producto o servicio que está a precio de pérdida.
Saber eso a tiempo te permite corregirlo. No saberlo es lo que destruye negocios que parecen activos.
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